Aprobarea documentului - documente
3.10. Aprobarea documentului.
Adoptarea - modul de realizare a documentului, după său sub-scris. Documentul, care urmează să fie aprobat, devine valabilă de la data aprobării. Se presupune că, de regulă, următoarele tipuri de documente:
- prevederi pentru companii, departamente, autorități de funingine corespunzătoare și comisioane;
- rapoarte și bilanțuri;
- planurile actuale și viitoare;
- orare structura și regulate;
- acte de acceptare a construcției finalizate și reconstrucția clădirilor și structurilor;
- acte investigarea accidentelor;
- acte de cazuri de recepție și de transmisie.
Aprobarea documentelor în două moduri: ștampila de aprobare și publicare a documentelor administrative, dacă introducerea documentului-necesită pași și instrucțiuni suplimentare.
aprobare Grif este aplicată pe colțul din dreapta sus al primei pagini a unui document, elementele declarațiilor Fretboard sunt:
- Poziția persoanei care a aprobat documentul;
- semnătură personală și interpretarea acestuia (a se specifica numele);
La aprobarea ordinului de document sau alte aprobări de documente vulture-administrator guvernamentale emise sub forma următoare: cuvântul aprobat, numele documentului, organizația instrumentală de caz, data și indicele documentului. exemplu:
Ordinul directorului general
Grif și aprobarea cuvintelor Aprobate tipărite cu litere majuscule (de capital), fără ghilimele și două puncte.
Colegiul de redacție al „New World“
123456, București, mici Putnikovsky Lane. 1/2
Exemplu: Director general
„UKKOM“ CENTRUL DE FORMARE
Str. Sovietic, 8, q. 99
3.13. Efectuarea de aplicații.
În cazul în care documentul are o aplicație numită în text, marca lor este făcută în forma următoare: Anexa la __ l. în __ exemplare.
În cazul în care documentul este o aplicație care nu este listat în text, numele lor trebuie să fie listate cu numărul de foi în fiecare cerere și numărul de copii. Exemplu: Aplicație:
1. Personal de 4 litri. 3 exemplare.
2. Estimarea de 3 litri costă. 3 exemplare.
În cazul în care aplicația capsate, numărul de pagini nu este specificat. Dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate. Cererile se fac pe o foaie standard si toate detaliile necesare ale documentului.
La cerere la documentele administrative în colțul din dreapta sus pentru a face un semn care indică denumirea documentului administrativ, data și numărul acestuia. De exemplu: Apendicele 1
la ordinul directorului general
3.14. ștanțare.
Imprimarea este pus pe documente care necesită speciale TION pentru a se asigura de autenticitatea lor.
Imprimarea ar trebui să fie pus în jos pe recuzita câmpul „Signature“, astfel încât ea a căzut pe poziția a numelui, cuvântul persoanei care semnează documentul.
Imprimarea este plasat pe documentul unde redarea amprenta prevede act de reglementare (registre de lucru, foi de acoperire, etc.).
3.2. aprobare a vizelor trebuie să includă următoarele elemente:
- Poziția persoanei, documentele convenite;
- semnătură personală și interpretarea acestuia;
4. Documentul
4.1. Ordinea de primire, de înregistrare, indicații de orientare și documente de revizuire de intrare
4.1.1. Primirea corespondenței de intrare este efectuată Direcția Generală secretari. Se verifică corectitudinea livrării, disponibilitatea aplicațiilor, prezența detaliilor obligatorii (localizarea expeditorului, textul, semnătura expeditorului, cu detalii - indicând numele dvs.).
4.1.2. Înregistrarea documentelor de intrare în un secretari centralizate din cadrul direcției generale, prin stocarea datelor în jurnalul de bord al documentelor de intrare. documentele de înregistrare primite la directorul general, o dată făcută de directorul secretarul general.
4.1.4. La primirea documentelor în colțul din dreapta jos a părții din față a documentului se ștampilate cu numele de CJSC „Compania de construcții“ Prietenia“, care indică data primirii documentului și numerele de serie inclus (YTD).
4.1.5. În cazul în care un document a intrat în aplicare, următorul număr de intrare pentru a face o notă. Exemplu: "243 + Bx № cerere 2L ..."
4.1.7. Documentele prezentate directorului general, secretarul transmis spre examinare.
4.1.9. Nu mai târziu decât cea specificată în perioada de rezoluție executorul este obligat să furnizeze informații secretarului Dumei de Stat cu privire la executarea documentului care indică data executării. În cazul în care documentul de răspuns raportează data, numărul documentului, precum și numărul cazului în care este depusă.
4.1.10. Prima pagină a unui document executat în colțul din stânga jos al interpretului face o marcă „în afaceri“ și despre când și cum să abordeze problema, va fi semnat de, pune data și depusă într-un caz adecvat.
4.1.11. Executarea documentelor și copii ale scrisorilor, răspunsurile trebuie să fie depusă în cazul în care nu mai târziu de a doua zi după executarea, sau trimite un răspuns.
4.2. Procedura de preparare și de înregistrare a documentelor de ieșire și interne
4.2.1. documente de ieșire întocmite pe formulare pentru scrisori de CJSC „Compania de construcții“ de prietenie“, scrisoare oficială ar trebui să fie scris pe scurt, clar, în mod rezonabil. Formularea literelor nu trebuie să permită interpretări diferite.
Documentele interne sunt în formă generală. Documentele tind să fie elaborate numai pe un singur punct, care prevede o examinare mai rapidă de către destinatar.
4.2.2. Adăugarea la documentul original după ce este semnat de orice adăugiri sau modificări pot fi făcute numai de către persoana care să-l semneze.
01 - Direcția Generală;
02 - Managementul Resurselor Umane;
04 - Departamentul de Finanțe;
Departamentul de Business Development - 05;
06 - departamentul de client;
07 - Atelier de arhitectură și planificare;
08 - Informații Departamentul de Tehnologie;
09 - Servicii juridice;
10 - o ramură a "Windows" Drujba "
4.2.3. Pentru mesajele care conțin mai mult de 8 linii de text, este necesar obligatoriu un antet care începe cu prepoziția „On“ și conține un scurt rezumat al documentului. De exemplu: „Pe direcția documentației tehnice“
4.2.5. După verificarea valabilității documentelor de ieșire sau interne le transmit semnătura directorului general sau adjuncții săi.
4.2.6. După semnarea conducerii Secretariatului General este aplicat numărul de ieșire sau interne de documente.
În cazul în care documentul este semnat de directorul general, un exemplar rămâne în secretariat. Dacă este necesar, contractantul poate pregăti o copie de lucru a documentului care urmează să fie stocate în domeniul lor.
4.2.8. Semnat de conducerea documentelor ar trebui să fie trimise sau transmise subdiviziunii structurale corespunzătoare, în prima jumătate a zilei următoare zilei semnării. La trimiterea documentelor prin fax, acesta ar trebui să fie pe partea din spate a ultimei pagini pentru a specifica numele pentru a adopta documentul.
4.2.9. Copii ale documentelor trimise în ziua expedierii depuse în acest caz. În cazul în care documentul postat este un răspuns la un document de inițiativă trebuie să poarte marca de performanță, care conține următoarele: „.. În cazul №_ e-mail de la ____ №_ Semnătura artistului, data“
4.3. Organizarea controlului executării documentelor
4.3.1. CJSC „Construcții“ Prietenia „Societatea a stabilit controlul asupra executării acestora în ceea ce privește documentele și gestionarea comenzilor.
4.3.2. Pune documente privind controlul directorului general are dreptul de a CJSC „Compania de construcții“ de prietenie“.
4.3.3. Controlul termenelor documentelor care vin la directorul general este deținută de directorul Secretarului General.
4.3.4. Pe documentele luate în controlul la câmpul din stânga în antet a pus semnul „Control“. Toate informațiile despre acestea sunt stocate într-un DB (baze de date) (pistă de audit) Directorul secretar general.
4.3.5. Sarcina este eliminat din controlul numai cu directorul general.
4.3.6. În timpul execuției termenului stabilit, stabilit în problemele de rezoluție trebuie să fie pe deplin rezolvate.
În cazul în care un document este necesar pentru a da un răspuns în scris, documentul se consideră îndeplinită după trimiterea unui răspuns la destinație. Direcția de solicitări suplimentare în timpul executării unui document nu oferă motive să ia în considerare problema rezolvată.
4.3.7. Contractantul este obligat să pună la dispoziția directorului secretar general răspunsuri corecte la toate întrebările legate de cursul executării documentelor.
4.3.8. privind executarea informațiilor sarcini de control care urmează să fie transmise secretarului general, nu mai târziu de data de execuție pentru introducerea informațiilor în jurnalul de control și scoateți documentul din control.
4.3.9. În cazul în care documentul nu este îndeplinită la timp, executantul va, înainte de expirarea termenului de referință pentru a furniza informații cu privire la motivul întârzierii. Responsabilitatea pentru eșecul documentului (ordinul) este un interpret.
4.3.10. La modificarea condițiilor de executare a unui document convenit cu directorul general să informeze secretarul, care introduce un nou termen în jurnalul de control.
4.3.11. Pentru executarea documentelor se stabilesc modelul și individual posibil. Termenul individual poate fi definit în textul documentului sau a stabilit direcția de CJSC „Compania de construcții“ de prietenie. " La stabilirea perioadei de executare trebuie să țină seama de complexitatea problemelor conținute în document.
În cazul în care nu este specificată data scadenței documentului sau rezoluția de orientare, documentul trebuie să fie executată în termen de 14 zile. Termen calculat în zile lucrătoare din ziua următoare ghidul de rezoluție.
4.3.12. În cazurile în care pregătirea unui document încredințată mai multor vize interpret sau comentarii subcontractori sunt în termen de o zi lucrătoare după primirea proiectului de document elaborat de artistul principal.
4.5. nomenclatura afaceri de redactare
4.5.1. Gama de cazuri - este o listă sistematică a numelor de cazuri, care rezultă în cadrul unei proceduri de SA „Compania de construcții“ de prietenie“.
nomenclatura consolidată a afacerilor de SA „Compania de construcții“ Prietenia „ar trebui să reflecte întreaga gamă de cazuri fiecare diviziune și care urmează să fie executate în conformitate cu cerințele generale de“ tipuri de documente în cadrul procedurilor în fața organelor executive federale „(para. 9.1.3.).
4.5.2. Nu sunt incluse în nomenclatorul de afaceri publicații, broșuri, manuale, broșuri, buletine informative, reviste abstracte, informații expres și alte materiale similare.
4.5.3. Nomenclatorul de departamente afaceri pregătite departamente de personal care sunt familiarizați cu unitatea de sarcini și documentația, iar apoi semnat de către șefii de departamente și apoi înaintate spre aprobare șefului Direcției Generale pentru includerea ulterioară a acestora într-o gamă consolidată de cazuri CJSC „Compania de construcții“ de prietenie „și aprobare. Aprobă directorul general pentru afaceri nomenclatura consolidată.
- Tip (e) a documentului (ordine, rapoarte, corespondență, etc ...) sunt incluse în afacere;
Dacă fișierul conținut de corespondență ar trebui să fie enumerate - cu cine și pe ce problema se desfășoară, tipul de comunicare (de ieșire, de intrare).
În formularea titlului folosește termenul de „afaceri“ și „documente“ în cazul în care oferta include documente de diferite tipuri.
4.5.5. titluri compilatia „Diverse corespondență“, „raportare de afaceri“, „orientare“, „Documente privind problemele comune“ și așa mai departe. N. nu este permisă.
4.5.6. O mostră din gama de cazuri înaintate șefului Direcției Generale:
Șef Departament Semnătură Inițiale Nume
4.6. Formarea și înregistrarea cazurilor
4.6.1. documentele executate sunt grupate în cazul în strictă conformitate cu nomenclatura afacerilor - CJSC „Compania de construcții“ de prietenie“.
4.6.2. Tranzactia, de regulă, documentele sunt depuse un an cu excepția personală și reportarea pentru afaceri anul viitor. În cazul în care caz include documente de la diferiți ani, acestea sunt împărțite între ele indicatori Delimitator indicând anul. Pe coperta cazul ar trebui, de asemenea, subliniat de ani de zile, care a depus documente.
4.6.3. În cazul a depus executat numai documente cu un semn cu privire la performanța și semnătura artistului, care indică finalizarea documentului.
4.6.4. Includerea în cazul documentelor care nu legate de acesta, precum și proiectele și copiile nu sunt permise. Localizare documente în cazurile în ordine cronologică inversă (documentele primite de aceasta din urmă, în cazul va fi primul).
4.6.5. Comenzile pentru personalul și personalul sunt grupate separat de comenzile pentru activitățile de bază și a format în serviciul personalului.
4.6.6. Afaceri formare și de depozitare este organizată în așa fel încât să le permită găsirea și utilizarea rapidă, și siguranță deplină. În locurile în care cazurile actuale de stocare ar trebui să fie postate situația consolidată a afacerilor din nomenclatura departamentului.
4.6.7. Capacul de caz se face după cum urmează:
- numele organizației - CJSC „Compania de construcții“ de prietenie „;
- numărul de caz pe intervalul, care constă dintr-un index și numărul de caz de serie;
- instituție de an sau de un sfert al anului;
4.7. expert de evaluare a documentelor
4.7.1. În conformitate cu evaluarea expertului de documente se referă la valoarea de determinare a documentelor pentru a le selecta pentru depozitare sau distrugere.
4.7.2. Pentru organizarea și desfășurarea comisiei de experți (CE) privind examinarea lucrărilor create de SA „Compania de construcții“ de prietenie“. Structura CE a inclus unitățile cele mai calificați și cu experiență de personal, un reprezentant al serviciului juridic al SA „Compania de construcții“ de prietenie“. CE este numit prin ordin al directorului general, acesta este determinat de numărul de membri ai comisiei.
Informații despre „Organizarea și tehnologia de întreținere documentară a unei întreprinderi specifice“
Secțiunea: Paperwork
Numărul de caractere, inclusiv spații: 198 944
Număr de mese: 23
Numărul de imagini: 7