Certificate, copii și extrase din documente
În conformitate cu documentația Obscherumynskim de management clasificator (OC 011-93), există mai multe forme diferite ale documentelor în numele care include cuvântul „ajutor“ și care se referă la diferite tipuri de documente. A se vedea pentru tine:
Definirea acestui tip de document nu este conținută în acte juridice, dar poate fi găsit în Dicționarul Concise de specii și varietăți de documente VNIIDADa1:
- 1) un document care conține descrierea și confirmarea unor fapte și evenimente; 2) un document care confirmă faptele biografice sau natura oficiale.
Astfel, trimiterile referitoare la documentația organizatorică și administrativă, sunt de obicei împărțite în două grupe:
- cele care descriu faptele și evenimentele legate de principalele activități ale organizației;
- cele care susțin informații biografice sau caracterul oficial al persoanei.
De referință, al doilea grup, sunt mai frecvente acum. Acestea includ referințe pentru a confirma poziția lor, vechime, locul de studiu, etc. Această referință grup este extern, adică care urmează să fie prezentate altor organizații.
Referințele referitoare la primul grup poate fi extern sau intern. referință extern elaborat pentru a fi prezentat o altă organizație (de multe ori superioară), referința internă - să reprezinte conducerea organizației sau a organului colegial. Astăzi, referința internă sunt rareori folosite și nu toate organizațiile. Prin urmare, considerăm mai întâi cerințele de înregistrare a referințelor externe.
- formă comună (utilizată pentru fabricarea tuturor tipurilor de documente, cu excepția literei);
- formează un anumit tip de document (cu excepția literei);
- Stema de Stat România, sau stema românească a subiectului, sau / marcă comercială (marcă de serviciu) sigla 2 *;
- denumirea tipului de document (HELP) *;
- ** numărul de înregistrare al documentului;
- locul de preparare sau publicarea documentului *;
- titlul textului (la înscrierea pe forma A4);
- timbru (pentru biografică spravkok sau financiare).
Numărul de înregistrare se află pe aceeași linie cu data documentului și include un număr de secvență care index poate fi suplimentată sau mai mulți indici. a certificatelor de numere de secvență care urmează să fie alocate în cursul anului calendaristic, și anume, Primul an calendaristic de referință este numerotată cu 1.
Data și numărul de înregistrare a trimiterilor la problema la momentul înregistrării documentului (de exemplu, după semnarea), astfel încât să le corecteze pentru a pune pe hârtie de mână, mai degrabă decât tastarea în pregătirea de referință.
textul de asistență. ca regulă, este format din două părți: prima parte prezintă faptele care au fost motivul sau ocazie pentru care se face, al doilea oferă informații specifice care să reflecte esența întrebării. Text de ajutor nu pot să conțină motivele pentru prepararea sa, apoi un certificat include numai o parte din descrierea faptelor (evenimente).
În cazul în care certificatul conține o informație sistematică uniformă, textul ia forma unui tabel.
Ajutor biografic Textul începe de obicei cu un nume de familie nominativ, numele și patronimicul persoanei care a raportat informații. Mai multe referințe biografice date privind situații tipice, adesea repetitive și prepararea lor pot fi folosite cu text formulare standardizate șablon.
Nu utilizați cifra de afaceri arhaică în textul de referință, cum ar fi: „Acest certificat este dat ...“. „Se certifică prin prezenta că ... chiar funcționează ...“.
biografic de referință extern, emis pe antetul A5
De referință trebuie să fie neapărat semnată de un funcționar autorizat sau doi ofițeri. De regulă, referința externă are dreptul de a semna șeful organizației sau a adjunctului acestuia.
Trimiterile care conțin informații financiare trebuie să semneze două persoane: șeful organizației și contabilul-șef. În plus, datele de referință se aplică sigiliul.
Certificatele întocmite pentru a confirma detaliile cu caracter biografic, și trebuie să fie semnate de două persoane: șeful organizației și șeful departamentului de personal (sau contabil șef), iar acestea trebuie să poarte amprenta sigiliului.
Compoziția de recuzită „Semnătura“ include: numele persoanei care semnează documentul; semnătura lui personală; numele complet (inițialele și numele de familie prin spațiu). Deoarece certificatul se face pe un formular atunci când face recuzita din titlu „semnătură“ loc de muncă este indicată într-o formă prescurtată, de exemplu, Numele nu este inclus (vezi. Exemplul 1).
La semnarea certificatului de mai mulți oficiali au semnăturile lor, unul câte unul într-o secvență corespunzătoare unui post, de exemplu, primul CEO, și în spatele lui - contabilul-șef sau de șeful de personal (așa cum este prezentat în exemplul 1).
Ajutor Domestic în pregătirea referința internă este în mod tipic să adere la următoarele reguli de înregistrare. Spre deosebire de certificatele externe sunt emise în interior nu pe formular, și pe o foaie de hârtie standard A4 (210 297 mm) sau A5 (148 210 mm). În același timp, ca o parte din detaliile există diferențe - privind certificatele necesare interne sunt emise următoarele detalii (a se vedea exemplul 4.):
- denumirea tipului de document (certificat);
- numărul de înregistrare al documentului;
- titlul textului (atunci când face pe o foaie de hârtie A4);
- Semnătura (semnată de șeful de diviziune structurale sau compilator de specialitate, cu poziția declarată într-o versiune prescurtată - fără numele organizației).
copie a unui document
Adesea, există situații când o organizație terță parte, oficial sau persoană care are nevoie de un anumit document, dar script-ul nu le poate da. În această situație, pentru salvarea vine o copie a documentului.
Determinarea copii ale documentului pot fi găsite în IEC 51141-98 și Regulile de birou în organele federale ale puterii executive.
„O copie a documentului“ - un document care reproduce integral informațiile din documentul original și semnele sale externe, fără caracter obligatoriu.
În ceea ce privește birou, în plus față de conceptul de „copii“, termenul „copie a documentului de certificate.“ În acest caz, este al doilea are un document legal silu.Fragment
GOST 51141-98. Hârtiile și arhivare. Termeni și definiții
O copie certificată a documentului - o copie a documentului, care, în conformitate cu procedurile stabilite, pune jos detaliile necesare care îi conferă forță juridică.
3.26. Atunci când semnat de copia corespunzătoare a script-ul de mai jos recuzita „semnătură“, lipiți eticheta de asigurare: „Este adevărat“; persoana care să ateste copia; semnătură personală; decodificarea semnăturii (inițialele, nume); asigurări data, de exemplu: dreapta
personalul de service Inspector semnătură personală TS Levchenko
Permis pentru a certifica o copie a presei, la discreția organizației.
3.21. copii legalizate Mark (prop 26).
... Când trimiterea documentelor cu caracter normativ (decrete, ordine, regulamente, etc.), multiplicată copii ale documentelor ar trebui să fie trimise pentru a certifica ștampila firmei sau ștampila unității structurale, cum ar fi un sigiliu cu numele organizației de serviciu DOW (Cancelaria, departamentul general, etc. etc).
Obligația de a certifica copiile de imprimare ale documentelor referitoare la drepturile și interesele cetățenilor, și este fixat în Decretul Sovietului Suprem al URSS din 08.04.1983, No 9779-X. Același document, cuvântul „adevărat“ în semnele prescrise de asigurare pentru a scrie un design mai detaliat al textului: „Copia este corectă, documentul original este de a indica numele organizației.“ Unele organizații folosesc un design mai detaliat, adăugarea de informații care sunt stocate în cazul în care originalul (această variantă este acum descrisă în proiectul de recomandări pentru elaborarea regulamentelor de gestionare a înregistrărilor în organele federale ale puterii executive).
Pentru cele mai multe tipuri de documente în legislația nu stabilește cerințe specifice pentru foi de inserare de copii. De obicei această operație se efectuează după cum urmează: foile sunt cusute manual pentru 2 sau 4 puncție. După intermitent foaie de pe capetele firului cusute pe spatele ultima foaie de o copie a documentului inserat dimensiunea colii A7 sau mai puțin, care indică cantitatea de foi capsate, precum și numele persoanei care a semnat-l cusută, semnătura personală, numele și prenumele. În plus, atunci când o foaie de inserție este, de obicei, să aplice sigiliul, și în așa fel încât să prindă o parte din numele persoanei și spatele ultima foaie a copiei.
accident vascular cerebral personale sunt, de asemenea, încearcă să pună, astfel încât acesta să fie parțial situat pe ultima pagină a cusăturii, și parțial - pe eticheta adezivă pe partea de sus a firului. De a asista text este convenabil pentru a imprima pe foaia încleiat (în cazul în care nu va merge dincolo de ea); unele organizații folosesc ștampilelor speciale sau scrierea unui text manual (în aceste cazuri, ca o protecție suplimentară împotriva falsificării poate fi eliminat martorii textului, astfel încât acesta se extinde dincolo de foaia de lipit).
Deci, dreptul de a afișa opțiunile posibile de proiectare pentru copii certificate ale unui document cu mai multe pagini. În exemplele 7 și 8, compoziția și localizarea textului este diferit, ambele opțiuni sunt corecte. Cum se aplică textul (manual sau pe o imprimantă, ca în exemplul 7, sau prin intermediul unui singur sau mai multe matrițe ca în exemplul 8), nu contează.
În cazul în care un act juridic stabilește regulile pentru foi intermitente copii ale documentelor anumit tip, acestea trebuie să fie respectate.
Declarația de copiere format din mai multe coli este cusut.
Numerotarea foi (pagini în cazul în care ambele părți ale foii sunt umplute la declarația inițială) pentru a reveni copii realizate atunci când această numerotare nu este în declarația inițială.
Copii ale documentelor din organizația dumneavoastră trebuie să certifice numai funcționari autorizați. Drepturile și obligațiile angajaților să certifice copii, de regulă, sunt fixate în fișa postului sau evidența manuală. În același scop poate fi în continuare emis documentul administrativ.
Vidimus
Extras din documentul - o copie a părții (e) dintr-un document scris.
În practica de a lucra cu declarațiile din documentele sunt pregătite atunci când se face o copie a documentului dintr-un motiv sau altul nu poate fi (documentul conține informații confidențiale) sau impracticabil (documentul are un volum mare și complet nu au nevoie de ea).
Dar pentru cele mai multe tipuri de documente nu sunt supuse unor cerințe stricte pentru înregistrarea extrase din ele. Și ele tind să elaboreze, după cum urmează:
În primul rând, atunci când face declarații luate reproduc integral detaliile de formular, cu excepția recuzita „Numele documentului“. Compoziția acestui recuzită ar trebui să adauge fraza „Fragment din ...“. De exemplu, în loc de cuvântul „ordine“, va trebui să scrie „Extras din Ordinul.“
În plus, declarația a indicat numărul de înregistrare și data documentului original, și nu la data de fabricație a extractului și numărul său.
Sub textul declarației indică poziția persoanei care semnează documentul, inițialele și numele de familie. semnătura personală a persoanelor în recuzita „semnătura“ în declarația nu este pus.
În al doilea rând, în cadrul unei proceduri de extract este considerat a fi un fel de copie a documentului. Prin urmare, în scopul de a extrage forță juridică dobândită, este necesar să se asigure. Acesta utilizează popi „copii marca certificate ale documentelor.“ 4 cerințe de înregistrare care au fost discutate mai sus.
Precum și pentru copii ale documentelor vizate de declarațiile trebuie să fie utilizate în cadrul organizației, de obicei fixat în statut. Iar atunci când fac declarații către o organizație terță parte este sigilat. La finalul articolului este o probă din ordinul de prelucrare a extractului (vezi. Exemplul 9).
Extras din decizia de utilizare în cadrul organizației
1. Concis Dicționar de specii și varietăți de documente. - M. VNIIDAD. - 1974.
2. În cazul în care organizația are dreptul de a juca pe instrumentele lor Stema de Stat din România (România stema subiectului), sau că emblema organizației (marcă comercială sau marca de serviciu).
* Detalii marcate incluse în formular.
** marcate detalii, pentru care marca limita aplicată la forma.
4. Recuzita „marca copii certificate“ este utilizat în certificarea extrase din document, dar numai dacă nu stabilesc o altă ordine de asigurare pentru un anumit tip de declarații.
Articole populare: