Cum de a desfășura întâlniri eficiente

anterior ◈ următoarea

Înregistrarea privind calificările de formare: "SPECIALIST IFRS" F1, F2, DipIFR, Transformare. Full-time sau învățământ la distanță. Spune-le prietenilor. SPA

Înregistrează-te pentru a primi formare: Director Financiar, Director, contabil-șef, șef de formare Internațional kompanii.Skidki.

contracte complexe și momente dificile contracte „simple“ în Contabilului - numele de utilizator si consecintele lor fiscale. Rabinovich AM

Instrucțiuni pentru contabil

Teste pentru contabil

documentele pentru contabil

Bibliografie recomandată pentru toți cei care trebuie să organizeze briefing-uri, și alte reuniuni de cinci minute. Ei petrec mult, dar putini o fac bine. Articolul descrie etapele de pregătire a reuniunii, structura acesteia, evaluarea performanțelor și a rezultatelor de fixare - tot ce trebuie să știți pentru a petrece o întâlnire foarte util.

Noi toți participă la reuniuni. Și unii au chiar să se pregătească și să le pună în aplicare. Sau întâlniri de planificare. Sau discuții de grup. Recunoaste, mulți dintre noi nu le place foarte asemănătoare „govorilki“.

De ce? Deoarece sângele oricare setare noastre înmuiate umane: o întâlnire - acest lucru este atunci când lung și obositor să spun oficial, nu este cazul, și după - încă nu sa făcut nimic. Nu este o pierdere de timp?

Acest format de lucru minunat

Întâlnirea de la companiile sunt adesea prescrise brusc, efectuate de la caz la caz. În plus, acestea nu sunt instruiți în mod corespunzător, iar managerii nu știu cum să organizeze discuția. Prin urmare, mulți dintre participanți percep informația este greșit (nu am auzit, nu au înțeles, am uitat) - deciziile necesare nu sunt luate (amânate și atârnă), iar în cazul în care sunt aprobate - adeseori nu sunt executate. Nu-i așa?

Este o rușine pentru mine pentru acest format de lucru minunat. Acesta este motivul pentru care în articolul de astăzi vom discuta despre ceea ce este bun, ceea ce face ca panelul indispensabil, să învețe să-l petreacă în mod eficient.

Pentru a începe cu - de ce avem nevoie de toate astea necesare? Ce să aducă împreună o mulțime de oameni ocupați să le smulgă de la locul de muncă?

ședință de calitate vă permite să utilizați mecanismele cheie care sporesc productivitatea muncii, care se află mai jos.

Principiul sinergie. efect de sinergie a fost mult timp cunoscut pentru psihologi. Amintiți-vă? - Eficiența întregului eficiența totală mai mare a părților sale individuale. Sau mai simplu: un cap este bun, doi este mai bine. Și e adevărat. Că împreună suntem capabili de a genera mai multe idei, pentru a găsi mai multe soluții la o problemă și alege din această diversitate optimă. În timpul discuției de grup de oameni începe să lucreze ca o unitate, se completează reciproc. Înmulțită și eficient - verificați. De aceea, în cazul în care aveți nevoie pentru a rezolva o serie de probleme operaționale, discuția calitativă, această resursă enormă nu poate fi neglijată.

Principiul solidarității. Echipa, atunci există oameni care văd același scop, încredere unul în altul și să știe cum să lucreze împreună în mod eficient o singură persoană. Sunteți de acord? Și, după cum angajații dumneavoastră va deveni o echipă? Dintr-o data? Înșiși? Poate, doar de mare? Și din cauza ce? Cheia pentru team building - Propunere comună la obiectivele, activitățile și organizate. Și toate aceste condiții trăiesc modul de a întâlni. Întâlniri și ședințe de planificare - un instrument puternic de raliere, formarea de respect pentru colegi și manageri, instrument de predare minunat. Prin urmare, dacă faci este important ca personalul de lucru fără probleme, și nu înseamnă doar în același departament sau companie - deține informări săptămânale calitativ.

principii clare. Mulți oameni se tem de necunoscut. Oamenii normali - cu sau fără voie, în mod conștient sau nu - rezista inexplicabilă și necunoscut, și este absolut firesc. Și dacă în descărcarea de necunoscute obține brusc obiectivele companiei, indicatorii de obiectivele de performanță pentru luna următoare și așa mai departe. D. Ce simte o persoană care trebuie să sape o groapă, dar nu spune de ce, ce adâncimea, și în cazul în care? Desigur rezistenței și demotivarea.

Reuniunea - o platformă pentru a explica „linia partidului“, pentru a spori claritatea, luând personalul său, și, prin urmare - un instrument pentru a reduce rezistența lor la necunoscut. Prin urmare, dacă pune în aplicare modificările - pentru a le ghida printr-o serie de informări și întâlniri.

Liderul experimentat știe că întâlnirile create organizației. Cu ajutorul lor, este posibil să se mențină comunicarea în cadrul companiei și să pună în aplicare deciziile luate, a verifica modul în care angajații văd ținta și dărâmarea barierelor dintre departamente. Dacă nu țineți întâlniri în organizația dumneavoastră se nasc zvonuri și speculații. Aceasta este o problemă care duce la lipsa de unitate și insecuritatea angajaților, în viitor, și nu este departe la pierderea controlului.

întâlnire bine realizat poate face minuni. Cuvântul cheie aici -bun. Ce ar trebui să fie luate în considerare în cadrul reuniunilor?

Principiile reuniunilor eficiente

sarcini de conformitate

Există mai multe formate de întâlniri: o întâlnire, brainstorming; sesiune de planificare, întâlnire Orientare. Fiecare format are indicații de utilizare și tehnica. Rezolvarea aduna oameni pentru a evalua cu luciditate scopurile și obiectivele. Ce doriți să obțineți de la acest format? Oamenii au nevoie pentru a găsi o soluție? Apoi, acest brainstorming - sunteți pe picior de egalitate și să ia în considerare orice idei. Vrei să pună problema? Apoi, această sesiune de planificare cu protocolul și ordinea de zi. Formatul defini punctele-cheie: rolul de lider reuniunii, stilul de comunicare în cadrul reuniunii, rezultatele de întâlnire.

Reuniunea. Scopul - de a prezenta idei, pentru a evalua opțiuni, pentru a găsi soluții. Adică, echipa lucrează în modul creativ. Apoteoza acestui format este de a brainstorm. Cerința obligatorie - posibilitatea de a exprima ideea / opinia, există o cultură a comunicării libere într-o ședință. Oamenii nu ar trebui să se teamă să vorbească mintea lor, ar trebui să fie încurajată. Prin urmare, nu ar trebui să fie o critică rigidă neconstructivă.

Planificarea sesiunii. Scopul - de a analiza stadiul actual al procesului și pentru a stabili noi obiective. Acest format este mai aproape de declarațiile orale de parametrii date, astfel încât doar foarte prezența acestor indicatori și este o necesitate pentru el. întâlnire de planificare are loc întotdeauna în cazul agendei planificate.

reuniune de orientare. Scopul - de a identifica prioritățile, pentru a forma o stare de spirit de lucru. Pyatiminutki nu sunt deținute pentru a aborda provocările globale și răspunsurile la întrebările „Cine este de vină?“ Și „Ce ar trebui să fac?“ Acesta este formatul unui memento. Cerințele cheie - pozitive și concizie. Amintiți-vă, întâlniri dimineață acționează ca un stimulent-activator-motivator. Durata lor este de la 5 până la 15 minute - nu mai!

specificitate

Nu marcate tine sarcini? Înainte de ședință, aceasta lista in mod clar ordinea de zi și pentru a pregăti materialele de care aveți nevoie. Distribuiți agenda tuturor participanților în prealabil (nu mai târziu de trei ore înainte de începerea, și este mai bine pentru o zi), astfel încât acestea să poată fi, de asemenea, preparate. Acest lucru va permite tuturor să nu te pierzi în problemele, să adere la linia de întâlnire și să păstreze în timpul alocat.

scurtă durată

Orice reuniune ar trebui să fie stabilite în cel mai scurt timp posibil. Ideal - 30 minute, maxim - pe oră. Păcat dacă trebuie să prominaetsya cincilea punct pentru mai multe ore. De ce? atenția voluntară este natura umană să se disipeze în timp, și mai precis - timp de 30-40 minute. Când procesul monotonă se întâmplă nu mai este percepută în 20-30 de minute. Și cu o scădere în atenția memoriei umane este mult mai rău. Ea ne spune, în 3 ore de întâlnire oamenii vor fi foarte ineficiente.

O condiție obligatorie a reuniunii eficiente este o sincronizare sau reglementări greu. Desemnați începutul și sfârșitul reuniunii. Începe la ora stabilită, indiferent dacă sunt sau nu toate prins - se va instrui oamenii să fie târziu. Setare oră limită HONEST (de exemplu, o jumătate de oră) și la 10 minute înainte de termenul - finisaj, indiferent de rezultat. Instalați un cronometru de cinci minute pentru fiecare vorbitor, acesta va învăța pe oameni să vorbească cu punct. Discuție Curb nu este cazul, la o întâlnire, oamenii reveni la subiect. Au o agendă clară pentru reuniunea. Ar trebui să fie disponibile tuturor participanților în fața ochilor.

caracterul adecvat al participanților

Reuniunea trebuie să fie prezent numai acei angajați ale căror preocupări pe ordinea de zi. NICIODATA nu suna oamenii pe întâlnirea remorcii, doar stai. Urmați principiul optimalității: participanții ar trebui să fie mai puțin, dar nivelul de influență a acestora asupra problemei - de mai sus.

Dreptul la cuvântul

consolidarea rezultatelor

La fiecare ședință, și mai ales una în care ați pus sarcina ar trebui să fie scris rezumat. Vă recomandăm să efectueze protocolul de întâlniri electronice. De exemplu, sub forma:

Soluții / obiective ale reuniunii dd.mm

Ai mai mult de 3 „da“? Să fie optimizate!

Etapele pregătirii și desfășurării reuniunilor eficiente

Definirea obiectivelor și obiectivele reuniunii. Ce probleme trebuie să fie abordate? Ce fel de informații pentru a ține evidența? Ce concluzii fac? Cum de a structura cu succes problema?

Definiți formatul reuniunii, pe baza obiectivelor. Selectează participanții și ora întâlnirii. În cadrul reuniunii TREBUIE să fie președinte / moderator, care va respecta regulile. Această persoană ar trebui să ia mai puțin responsabilitatea pentru rezolvarea problemei, despre care asamblate întâlnirea. Apoi, este mai puțin captivați de emoții (de exemplu, decât inițiatorul de întâlnire) și nu lobby, conștient sau nu, ultimele solutii profitabile. Și având în vedere dreptul de a vorbi cu sinceritate tuturor celor prezenți.

Determina structura întâlnirii. Reuniunea ar trebui să aibă o structură clară, și de fiecare dată când are loc în modul prevăzut de acesta.

ședințe de planificare structura tipică:

Deschiderea Comentarii / antrenament.

Obiective. Regulamentul. Format.

Performanța globală. Îndeplinirea sarcinilor.

Rezultatele private / rapoarte ale participanților.

Analiza rezultatelor. Stabilirea unor obiective. Rezumând rezultatele.

Desemnarea problemei, obiectivele. Importanța subiectului. Planuri.

Obiective. Regulamentul. Format.

Analiza rezultatelor. Stabilirea unor obiective.

Deschiderea Comentarii / Întâlnire regulament obiectiv /.

Problema și de ce contează.

Genereaza toate soluțiile.

Discutarea argumente pro și contra fiecărei opțiuni.

Alegerea opțiunilor de soluții. Pe baza acesteia - stabilirea obiectivelor participanților.

Pregătirea verbal al reuniunii.

Definiți regulile. La elaborarea normelor, amintiți-vă că acesta trebuie să fie ușor de utilizat atât pentru cap cât și pentru participanți. Standard: 3-7 minute pe executarea sarcinilor; 5-7 minute pentru dezbatere. Pauze de ajutor pentru a oferi o rată de 10-15 minute pentru fiecare 45-60 de minute de muncă activă. În general vorbind, cu cât orele reuniunii - este riscul de a pierde atenția participanților. Astfel de întâlniri pot fi ineficiente.

Împărțiți toate problemele în trei grupuri.

Întrebări în mod regulat - conform reglementărilor. Încercați să se ocupe rapid cu probleme obișnuite. Prima dezbatere poate lua tot timpul. Apoi, acesta va fi adăugat la problemele actuale - oamenii se vor fi active. Dar prioritatea ta, care determină viteza de înaintare - este probleme de dezvoltare. Că acestea vor fi limitate la 50% din timpul reuniunii.

Probleme actuale - planul întâlnirii: ideea a apărut, probleme care interferează cu munca și cum să-l optimizeze. Tot ce se poate face în mai mult de 5 întrebări. Întotdeauna începe cu cel mai important. Este mai bine să se termine cu un important decât să lăsați nu sunt rezolvate pe deplin o duzină.

Probleme de dezvoltare - planul de dezvoltare.

Pregătiți documentele și formularele necesare. În scopul de a lucra în mod eficient problemele, este esențial să se pregătească în mod corespunzător materialul pentru ședințele și să-l trimită pe toți în avans. În cadrul reuniunii, trebuie să păstrați minute ale întâlnirii, în cazul în care se înregistrează toate deciziile luate.

Se determină timpul reuniunii. Dacă disciplina angajaților nu sunt diferite, de multe ori cu întârziere, vă recomand să organizeze întâlniri săptămânale în dimineața, chiar la începutul zilei de lucru - sosirea la timp la locul de muncă este garantat. Cel mai rau „opazdyvalschiki“ re-educare câteva zile. specificați întotdeauna la sfârșitul reuniunii. Incearca sa termini un pic mai devreme - devine o surpriză plăcută pentru participanți. Oricum, după discutarea problemelor planificate ar trebui să rămână pentru ceva timp. Apoi, angajații vor avea oportunitatea, motivația și motivația de a pune întrebări - adică, să fie activi și să se gândească. Și ce ar putea fi mai bine pentru un lider decât angajatul activ și inteligent!

Asigurați-vă că întâlnirea este necesară.

Puneți-vă următoarele întrebări:

orice întrebări relevante pentru întâlnire? Astăzi este necesar să vorbim despre asta?

Forma materialului adecvat scopului, publicul, conținutul?

Ceea ce trebuie să se întâmple / să rămână în mintea angajaților după întâlnire?

Ne putem întâlni nu și pentru a atinge același rezultat?

Dacă ați răspuns „Da“ la întrebările 1, 2, și „Nu“ la întrebarea 4 - ține în condiții de siguranță întâlniri!