Cum de a păstra o arhivă

Orice întreprindere în cursul activității lor creează documente care sunt necesare pentru a fi stocate în anumită cantitate arhiva de timp. Creați un depozit de documente pe teritoriul lor, sau pentru a da o agenție specializată - alegerea managementului fiecărei organizații în parte. Dar există o listă de reguli care managementul arhivei se efectuează, indiferent de tipul de activitate:

2. Depozitarea trebuie să fie dulapuri metalice, case de bani, rafturi pentru plasarea de valori mobiliare, în conformitate cu ordinea acceptate.

3. În documentele rafturi trebuie să fie depozitate în cutii, pungi, dosare și alte obiecte izolatoare. Pentru stocare permanentă a valorilor mobiliare utilizate dosare și cutii de carton. În cazul în care timpul de depozitare, ei doar lega într-un seif. Nu lăsați documentele de pe pervaz, pe podea sau pe rafturi, nu pentru a le organiza în grupuri.

4. Arhiva este menținută de principiul topografic: toate componentele spațiilor de arhivă sunt numerotate de sus în jos și de la stânga la dreapta. Pentru dimensiuni mari a camerei și conținutul său sunt plasate indicatoare.

5. Verificarea documentelor necesare pentru a efectua cel puțin o dată la 5 ani. Necesită o inspecție neprogramată de hârtie, care sunt transferate la Arhivele Statului. Și, de asemenea, după evenimentele extraordinare care au ca rezultat conținutul seifului au fost evacuate, iar în cazul în care a avut acces la persoane neautorizate. Dacă modificați angajaților materiale ha responsabil sau managementul acesteia, cu lichidarea societății sau o schimbare în structura sa.

6. Toate documentele sunt supuse inventarierii. În cazul în care nedocumentate cazuri, acestea sunt eliminate pentru încălcări de exploatare forestieră se găsesc pe rafturi. Toate cazurile „mișcare“ ar trebui să fie marcate în registrul corespunzător.

7. angajat al arhivei este obligat să urmeze starea de incendiu a spațiilor, precum și pentru a monitoriza respectarea tuturor standardelor de sănătate și igienă: pentru a menține umiditatea la 50-55%, iar temperatura camerei - 17-19 C ?. În cazul în care camera nu are ferestre, a permis prezența ventilație naturală sau artificială. Calea către ieșirea de urgență trebuie să fie cheile gratuite de la el să fie într-un loc special.

8. Accesul la dosar nu poate fi străini, precum și angajați ai societății în absența bolții angajat sau manager.

9. Toate documentele trebuie să fie plasate astfel încât acestea nu sunt în lumina directă a soarelui.

10. Documentele cu termenele expirate arhivare trebuie să fie eliminate în timp. După aceea, asigurați-vă că pentru a nota în jurnalul ce, când și unde a fost făcută din arhiva.