documente interne și de ieșire de intrare

• Primite. Acest document, care a venit la societatea de la partenerii externi. Majoritatea documentelor de intrare trebuie să genereze outgoing corespunzătoare, și la intervale predeterminate. Momentul stabilit sau o reglementare a prescrie un anumit timp de răspuns care corespunde unei perioade de document sau de execuție de intrare specificată direct în documentul de intrare.
• Ieșire. Cele mai multe documente de ieșire sunt o organizație de răspuns la documentele de intrare relevante. Unele dintre documentele de ieșire întocmite pe baza documentelor interne ale companiei. Un număr mic de documente de ieșire poate solicita primirea documentelor de intrare (cum ar fi solicitările către organizații terțe, cum ar fi: „Vă rugăm să oferiți un certificat privind până ..“).
• Internă. Aceste documente sunt utilizate pentru organizarea întreprinderii. Prin biroul nu sunt toate documentele interne și corespondența doar cea mai mare dintre diviziunile structurale ale întreprinderii (în special în cazul în care acestea sunt separate geografic) și ordinele conducerii companiei. Doar du-te prin biroul de documente interne care generează ieșire. În special, în conformitate cu regulile generale ale procedurilor este singura modalitate de a trimite o scrisoare de interogare sau materiale pentru organizarea externă este de a trimite un document intern la birou, în cazul în care acesta este convertit într-o ieșire și a trimis organizației.

Documentele din fiecare dintre aceste specii pot fi destul de diversă. Acesta poate fi litere, ordine, instrucțiuni și circulare, etc. De obicei, tipul de document în cadrul companiei a înțeles aceste diviziuni, și chiar mai mult detalizovannye (de exemplu, în cazul în care scrisoarea este dedicată ceea ce - reclamații, sugestii, comentarii etc.). Din punctul de vedere al biroului acestei împărțiri este destul de neinteresantă, chiar și în sistemul complet intern de evidență, este absolut necesar. În continuare, numai tipurile de documente de birou vor fi luate în considerare - de intrare, intern și care își încetează activitatea.






În primul rând, toate documentele care trec prin departamentul general, are un număr de serie unic (eventual algoritmi pentru construirea de camere pentru fiecare dintre tipurile de documente). Mai mult decât atât, orice hârtie care nu are număr de înregistrare - este doar de hârtie, nu documentul. Documentul face este prezența în ea un număr de înregistrare.

Registru al documentelor - o parte importantă a organizației de lucru cu documente. Scopul principal al înregistrării - documentul care furnizează forță juridică. În plus, înregistrarea permite contabilitate, control și capacitatea de a căuta documente utilizate în managementul instituției. Sub rezerva regulilor de înregistrare a serviciului clericale face rapid anchete cu privire la locul de documente în orice stadiu de a lucra cu ei.

Valoarea documentului de înregistrare este, de asemenea, în faptul că atribuirea numărului de înregistrare de documente (index) stabilește faptul creației sale, trimiterea sau primirea, și, prin urmare, după cum sa menționat deja documentul, dă forță juridică obligatorie, iar organizațiile create, pentru a trimite sau primi un document, acesta este responsabil pentru l.

Gama de cazuri - o listă sistematică a numelor de cazuri, organizarea intravasculară în relațiile cu datele lor de conservare, în forma prescrisă.

conținutul și designul gamei de cazuri, cerințele cuprinse în regulile de bază ale organizării arhivelor. instrucțiuni tipice privind gestionarea înregistrărilor în organele federale ale puterii executive. Acest lucru se datorează importanța deosebită a acestui document pentru organizație. cazuri obligatorii Nomenclator de redactare prevede, de asemenea, norme de birou a organelor federale ale puterii executive.

Funcții afaceri nomenclator

Gama de cazuri - documentul multi-scop.

Luați în considerare principalele sale caracteristici:

§ Nomenclatorul de afaceri este baza pentru plasarea și recuperarea de documente din dosare.

§ Nomenclatura afacerilor consolidează indexarea documentelor și a cazurilor.

§ Nomenclatorul afacerilor stabilește termene și stocarea documentelor este un primer pentru prima etapă a examinării valorilor.

§ Nomenclatorul afacerilor - documentul de înregistrare pentru cazurile temporare (până la 10 ani) de stocare.

§ Nomenclatorul afacerilor - baza pentru întocmirea stocurilor de cazuri de (peste 10 ani), de depozitare și de personal permanent și temporar, precum și actele privind distrugerea organizării afacerilor cu termen de valabilitate expirat.

Tipuri de afaceri din nomenclatura

Există trei tipuri de nomenclatoare de afaceri. Tipic, individuale exemplară și nomenclatura de organizare afacerilor.

Afaceri standard de nomenclatură stabilește componența cazurilor în hârtiile intravasculară organizații similare, și este un document normativ.

Afaceri aproximative nomenclatura stabilește compoziția aproximativă a cazurilor în organizațiile de documentație intravasculare la care se aplică, cu indicii lor, și este o recomandare.

Servicii tipice și exemplare sunt dezvoltate nomenclatura întreținerii afacerilor documentare a organizației, cu o rețea de instituții subordonate. Ele sunt de predare SIDA și sunt utilizate de către organizațiile pentru a produce nomenclatoare specifice afacerilor. În nomenclatorul organizării activității unei afaceri tipice sau exemple de nomenclatură transporta afaceri titluri, concretizată prin însăși natura sa. perioadele de depozitare sunt transferate la variații individuale neschimbate.

nomenclatura individuală a cazurilor compilate de către serviciul personal de întreținere documentare a organizației cu ajutorul diviziilor de management. Liderii sunt conștienți de perspectivele de dezvoltare a organizației, care permite să furnizeze lista de documente care pot apărea în viitor.

La elaborarea nomenclatorului afacerilor reglementate de documentele constitutive ale organizației (statut sau statutul organizației), de personal, dispozițiile subdiviziunilor, planuri și rapoarte de activitate, liste de documente care indică timpul de stocare de cazuri nomenclaturi exemplare (dacă este cazul), tipic sau, nomenclatura afacerilor în anii anteriori.

Efectuarea cazul include un complex de lucrări pe descrierea cazului pe copertă, cusăturile, liste și elaborarea etichetelor de asigurare de numerotare.

Angajatul responsabil pentru formarea actualități în munca de birou, este obligat să poale toate documentele executate în cazurile corespunzătoare, în conformitate cu nomenclatura.

Documente de valabilitate pe termen lung permanent și (peste 10 ani) ar trebui să fie selectate în ordine cronologică, și depuse în trei sau patru perforări în acoperire tare sau interconectate. cleme de metal sunt eliminate din cazuri. Foi de calcul, în cazul, în plus față de foi de etichete de asigurare și curate, ar trebui să fie numerotate în creion negru grafit sau numarator în colțul din dreapta sus. Foi de cazuri, împărțit volumele sunt numerotate, dar fiecare volum separat. La finalul cazului, pe o foaie separată, este făcută de înscriere de asigurare, care specifică suma conținută în foi, data și semnătura persoanei, liste numerotate.

caz de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt realizate în mod simplist: pot fi stocate în foldere, liste nu sunt numerotate, simboluri de rafinare de pe coperta nu se face, inventarul în lucrările nu constituie, înregistrările sunt menținute în conformitate cu nomenclatura afacerilor.

În procesul de grupare a documentelor, în cazul depozitării permanente, se recomandă să facă un inventar al documentelor interne, în cazul. inventar intern plasate la începutul cauzei și include o indicație a indicelui de documente, conținut scurt, datele și numărul de foi, în cazul. foi de inventar interne sunt numerotate separat, numărul de asigurare, în scris, este desemnat după numărul total de foi de procedură prin + (plus).

Acoperiti cu instituția de cazuri, se efectuează în conformitate cu GOST 17914-72, conform.

Pe capacele de cazuri de perioade de stocare pe termen lung permanentă, temporară și a indicat:

numele complet al organizației;

denumirea unității structurale în care sa format cazul;

caz indicele de sub nomenclatura afacerilor;

de afaceri poziția în conformitate cu nomenclatura afacerilor:

numărul volumului (în cazul în care acesta este compus din mai multe volume);
data și sfârșitul cauzei începe (data de începere a cazului este data primului document plasat în data de caz și de sfârșit - data ultimului document);

numărul de foi în cazul, în conformitate cu inscripțiile de asigurare (specificate după încheierea cazului), în plus față de cazurile de depozitare temporară a documentelor care nu sunt numerotate.

La sfârșitul anului calendaristic în proiectarea acoperă cazurile de depozitare pe termen lung și permanent (peste 10 ani), instituția nomenclaturii cazurilor, se efectuează modificările necesare:

în cazul în care numele unității structurale a schimbat sau de afaceri este transferat într-o altă unitate, în final, pe capacul se potrivește în noul nume al unității structurale;

cazurile căror titluri conțin documente administrative (ordine, instrucțiuni, rapoarte) sunt indicate numerele lor;

pentru corespondență, format în cazul mai multor volume, fiecare antet volum corespondent indicația specificată, teritoriu, etc. Fiecare volum este datat (ziua, luna, anul de la începutul și sfârșitul volumului);

în cazul în care, în fapt, există documente - cerere pentru anii mai devreme, mai puțin de un an de afaceri de educație, pe copertă la data la care a fost făcută rezervarea: „Există documente de-a lungul anilor.“; de asigurare din inscripția de pe coperta cauzei se face numărul de foi în cazul;

atunci când se face în cazuri de inventar pe coperta caz cauzei este pus sub numărul de inventar, și în coordonare cu arhivele organizației, numărul de inventar și fondul.

Inscripțiile de pe capacele de cazuri ar trebui să fie clar de cerneală, rezistentă la lumină sau cerneală. Pentru întrebări legate de înregistrarea faptelor. care urmează să fie transferat în custodia statului, trebuie să consulte arhivele transportului feroviar.

Responsabilitatea pentru depozitare, instituția de organizare a documentelor

inclusiv documentele contabile primare sunt suportate de către conducătorul instituției. Responsabilitatea pentru siguranța documentelor contabile primare, registrele și situațiile financiare trebuie să fie, de asemenea, contabilul-șef al instituției.

Documentația poate fi pierdute ca urmare a unor calamități naturale sau a actelor de terțe părți. În cazul în care documentele lipsesc, ca rezultat al altcuiva abatere (de exemplu, furtul), acest fapt trebuie să fie confirmate de către agențiile de aplicare a legii. Pierderea documentelor din cauza dezastrelor naturale și emise de autoritățile competente. În caz de incendiu se poate ajuta la Departamentul de foc.

În cazul pierderii documentelor contabile primare șef al organizației, în conformitate cu alin. 6.8 din Regulamentul privind documentele și să documenteze decizia de numire o comisie pentru a investiga cauzele pierderii. Absența documentelor primare care justifică orice tranzacție de afaceri a marcat, în conformitate cu art. 120 NKRumyniyaotnositsya la încălcări grave ale regulilor de venituri și cheltuieli, care sunt înțelese ca lipsa documentelor primare, sau facturi sau registre contabile, sistematică (două sau mai multe ori într-un an calendaristic) reflecție prematură sau incorecte în conturi și raportare tranzacțiile de afaceri de numerar, active corporale, active necorporale și investițiile financiare ale contribuabilului.

Răspunderea pentru nerespectarea funcționarilor organizarea siguranței a documentelor prevăzute la art. 27 din Legea federală N 125-FZ: persoane juridice, precum și oficiali și cetățeni vinovați de încălcarea legii privind arhivele din Rusia, poartă răspundere civilă, administrativă și penală stabilită de legislația Federației Ruse.

angajații de afaceri private

O chestiune privată pentru fiecare membru al personalului este format într-un dosar separat, care prezintă o formă convenabilă de sistematizare a datelor cu caracter personal.

Procedura de constituire a dosarelor de personal este declarat:

· Șef al departamentului de personal;

· Șeful organizației, în cazul în care organizația nu are departamentul de personal.

Procedura pentru păstrarea fișierelor personale ale angajaților și persoanelor autorizate pentru comportamentul lor poate fi prescris în ordine, decretul sau instrucțiuni speciale.

În practică, în dosarul personal, de regulă, sunt incluse următoarele documente:

1. inventar al documentelor de afaceri interne;

2. Forma personală a personalului contabil;

4. Adăugarea la forma personală a personalului contabil;

6. Cererea de admitere la angajare;

7. Copia actului de identitate;

8. O copie a certificatului de asigurare de asigurare de pensie de stat;

10. Descrierea postului;

11. copii ale documentelor în materie de educație;

12. Caracteristicile și literele;

13. declarație personală din partea unui angajat;

14. Contractul de muncă;

15. copii ale ordinelor cu privire la personal, pe angajat;

16. foi de certificare;

17 comentarii despre oficiali angajat;

18. Certificatul de sănătate;

20. Cazul foaie martor (compilat în momentul în care dosarul personal la arhivă).

Ordinea de circulație a dosarelor de personal din momentul deschiderii sale la închiderea următoarele:

1. Dosarul personal întocmit pentru fiecare angajat (în cazul în care organizația nu a definit o anumită listă de posturi), adoptate în temeiul contractului de muncă, iar planta la momentul recrutării.

2. afaceri private se desfășoară pe parcursul întregii perioade de angajare a angajatului în organizație.

3. Dosarul personal este închis cu concedierea unui angajat, dar a continuat să rămână în organizație.