Etapele din organizație pentru a crea o arhivă, publicat în revista „om de stiinta tineri“

În stadiul actual, aproape în fiecare organizație se confruntă cu # xa0; problema de stocare a documentelor. Conform legii române, mai multe documente trebuie să fie păstrate timp de 5, 10, și # xa0, uneori, de 20 de ani.

Arhiva # xa0; - o instituție sau o unitate structurală a organizației, depozitarea, achiziționarea, de contabilitate și # xa0, utilizarea de documente de arhivă [1].

Organizațiile Arhive sunt împărțite în:

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; transmite documentele la # xa0; instituții de arhivare pentru depozitare permanenta;

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; nu transmit lor documente # xa0; instituții de arhivare pentru depozitare permanenta.

În procesul de creare a unei arhive utile pentru a distinge mai multe etape interdependente.

Atunci când creați un fișier în # xa0; organizațiile procedura de operare ar trebui să fie stabilită printr-un act special de la nivel local, care se numește Regulamentul privind organizarea arhivei.

Regulamentul este de dorit să reflecte elemente, cum ar fi situația generală de fișier de funcționare, compoziția documentelor de arhivă, funcții, și # xa0, sarcinile de bază, drepturile de arhivă, și # xa0; persoanele responsabile prezidarea arhiva organizației. Dacă arhiva este organizația creată ca o unitate independentă, este condusă de șeful arhivei, în # xa0; în caz contrar funcțiile sale sunt atribuite persoanei responsabile pentru stocarea documentelor. Aceste informații ar trebui să fie, de asemenea, reflectate în # xa0, arhiva organizației regulament [5].

În plus față de reglementările privind organizarea arhivei, trebuie să creați emiterea Regulamentului de documente din arhivele declarațiile angajaților de organizare și # xa0; cererile altor organizații. Eliberarea documentelor ar trebui să fie înregistrate în # xa0; emite cazuri de carte.

al doilea picior # Xa0; - adoptarea deciziilor administrative # xa0; alocarea de unități arhivistice de personal, sau pentru a crea o unitate structurală separată. Când creați o arhivă organizațiile trebuie să revizuiască personal, după ce a adus în # xa0; pozițiile sale, care se va ocupa muncitorii de arhivă. De asemenea, este recomandabil să se facă fișele de post ale angajaților și # xa0, specificați în # xa0, ceea ce va fi funcția lor de muncă, să se înregistreze drepturile și # xa0, taxe.

A treia etapă va fi # xa0; - selectarea spațiilor pentru arhivă și # xa0, software-ul în # xa0, necesară condițiile de păstrare a documentelor.

Încăpere pentru depozitarea documentelor, acesta trebuie să fie echipate special cameră separată dotată cu echipament tehnic, oferind modul de stocare a documentelor. De # xa0; spațiile de depozitare nu sunt permise conductele de apă și # xa0; salubritate și # xa0, ca concluzii de apă tehnologică. Spațiile trebuie să fie echipate cu foc și # xa0, alarma anti-efracție și # xa0; sistem de stingere a incendiului. În spațiile de arhivă, sub ele, și # xa0; în # xa0 adiacente, aceste camere nu au voie să aibă instalarea de echipamente de ventilare, cazane cu # xa0, de pompare de unități, compresoare, de refrigerare și # xa0; alte mașini care produc vibrații. Spațiul de stocare pentru documente trebuie să fie izolate din, depozitul, instalații de laborator industriale interne și # xa0, nu trebuie să fie comună # xa0; pasajele ei de ventilație [6].

În interiorul arhivei este important să se creeze condiții optime pentru păstrarea documentelor. Acest lucru este de a preveni deteriorarea efectelor nocive ale mediului și # xa0; se opune pierderea lor. În consecință, în # xa0; arhiva este supusă lumină sigură, temperatură și umiditate, și # xa0; regimuri de igienă.

Documentele arhivate în formă de hârtie pentru a fi stocate în # xa0; întuneric de iluminat, de aceea natural # xa0; arhiva trebuie prevăzută aplicarea de filtre de protecție ferestre, jaluzele, obloane, ochelari de colorat. Pentru a proteja documentele de efectele luminii este plasat în # xa0, dulapuri sau pe rafturi în # xa0; cutii de carton, dosare sau alte recipiente fabricate din inofensiv pentru documentele materiale.

Toate operațiunile de pe # xa0; documente de arhivă ar trebui să fie efectuate cu niveluri de iluminare limitate sau tehnic necesar. Pentru iluminat artificial folosit în lămpi incandescente # xa0; vas închis cu # xa0; suprafață netedă. Permisiunea de a utiliza lămpi fluorescente.

pentru măsurarea temperaturii aerului; psihometre # xa0; - -; pentru măsurarea simultană a temperaturii și # xa0; Pentru monitorizarea nivelului de temperatură și # xa0; umiditate # xa0; bolti dispozitive (termometre # xa0 montate higrometre umiditate # xa0; - Măsurarea umiditate). Dispozitivele de control și de măsurare sunt instalate în # xa0, depozitul principal culoar departe de încălzire și # xa0; sisteme de ventilație. Citirile sunt înregistrate în # xa0; reviste de contabilitate în # xa0; camere cu aer condiționat # xa0; - o dată # xa0; săptămână, # xa0; zonele cu # xa0; nereglementat regim # xa0; - de două ori # xa0; săptămână , cu încălcarea regimului de depozitare # xa0; - de zi cu zi.

Arhiva fluctuații inacceptabile drastice de temperatură și # xa0; umiditate. Prelungită crește umiditatea relativă la 80-90 # xa0;% este necesar să se ia măsuri pentru normalizarea condițiilor de depozitare a documentelor (aerare intensivă, depozitare drenaj, eliminarea umezelii cauzează o creștere).

Pentru a evita apariția în # xa0; arhiva de mucegai, rozătoare, insecte, spațiile de arhivă de praf trebuie să fie păstrate în # xa0; curat. De # xa0; trebuie să fie furnizate de stocare libera circulație a aerului, eliminând formarea de zone neventilate periculoase în # xa0; termeni sanitare și biologice.

Al patrulea pas în crearea unui # xa0 arhivă; - suportul tehnic al unităților de arhivă. Locul documente în # xa0; organizațiile de arhivă folosesc rafturi metalice sau dulapuri metalice.

Rafturi montate perpendicular pe perete cu # xa0, deschideri de ferestre, și # xa0, într-o cameră fără ferestre # xa0; - cu # xa0, ținând seama de caracteristicile spațiilor și # xa0; echipamente. Nu puteți posta rafturi (dulapuri) împotriva # xa0, pereții exteriori ai clădirii, din cauza posibilității de congelare sau în apropierea # xa0; surse de căldură, din cauza posibilității de supraîncălzire.

Există o tehnică dezvoltată prin calcularea ariei de sub arhivă de cazare. În determinarea ariei pe baza următoarelor date:

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; Rack 1 m # xa0; 30 acomodează tip dosar "Crown" sau directoare, dosarele 50;

 # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; normală înălțime raft arhivă 2 m până la 30 cm, are 12 rafturi.

Astfel, pe un raft este situată: # xa0 maximă; - 600 de cazuri, cel puțin # xa0; - 350-400 cazuri.

Când numărarea trebuie să fie luate în considerare: distanța dintre rafturi # xa0; - nu mai puțin de 0,8 m, lățimea unui standard raft # xa0; - 65 cm, lungime # xa0; - puțin mai mult de 1 m, considerând grosimea plăcilor laterale.

Pentru a calcula zonele pe care trebuie să le cunoașteți numărul de cazuri care urmează să fie stocate și # xa0, de asemenea, să ia în considerare cât de multe cazuri va merge la stocarea de cel puțin # xa0, în următorii trei până la cinci ani.

Dispunerea documentelor în # xa0; stocare este determinată de planul (schema) de plasare a acestora. Pentru a remedia locația documentele din # xa0; arhiva toate spațiile de arhivă, și # xa0, de asemenea, rafturi, dulapuri, rafturi sunt numerotate de sus în jos, la stânga la dreapta, de la ușa din față, în sensul acelor de ceasornic. În plus, compilate postellazhnye și # xa0; în cazul în care # xa0; documentelor de organizare a arhivei sunt stocate mai multe fonduri (de exemplu, # xa0, organizarea arhivei sunt documente ale organizației înainte de încorporarea sau documente ale organizației-mamă și # xa0 sale stocate; afiliații # xa0; - în # xa0; aceste cazuri, dosarele de organizare la corporatizarea și # xa0; după va fi fondurile individuale, precum și # xa0; arhiva organizației-mamă și # xa0; sucursale arhive), apoi # xa0; un fond de indici, care a indicat o destinație de plasare documente.

Dacă # xa0, organizația nu este persoana responsabilă pentru stocarea documentelor, responsabilitatea pentru siguranța lor trebuie să fie conducătorul organizației.

Carduri postellazhnogo indicele topografic compilate pe fiecare raft și # xa0, atașat la fața sa de capăt. Carduri un sondaj markere fond sunt pregătite pentru fiecare fond și # xa0; situat în # xa0; fișier de cabinet în # xa0; fondurile de ordine numerică.

A cincea etapă este asociată cu # xa0; organizarea transferului de cazuri la # xa0; arhiva.

Afaceri de pregătire a personalului la departamentul # xa0, transferul la # xa0; arhiva organizației este împărțit în etape de bază: formarea de lucruri în # xa0, personalul de serviciu; decorațiuni interioare; Documente Expertiza de valoare. Afaceri de formare numit gruparea documentelor # xa0; în cazul # xa0, în conformitate cu # xa0; Nomenclatură afacerilor și # xa0;. Sistematizarea documentelor în cazul [6]

Când selectați un document cu # xa0; depozitare a expirat la # xa0; distrugerea sau transferul la stocarea arhivelor se efectuează expert de evaluare a documentelor. Dar, la o examinare mai este acceptat numai documentele întocmite în # xa0; caz. Înregistrare completă a cazului înseamnă un liant sau de afaceri cu caracter obligatoriu, foi de numerotare, elaborarea de asigurare etichete afacerilor, inventar intern al documentelor, înregistrarea capacului de caz. Documente cu # xa0; constantă și # xa0, timp (peste 10 ani), sub formă de viață de raft în # xa0, volumul, trebuie remarcat faptul că, în # xa0; fiecare volum ar trebui să fie nu mai mult de 250 de pagini.

În funcție de timpul de stocare pentru a efectua o autorizare completă sau parțială a cazurilor. de înregistrare completă sunt supuse cazul temporare (peste 10 ani) de stocare permanentă, și # xa0, cu personalul. Cazurile de temporar (până la 10 ani inclusiv) de stocare sub rezerva clearance-ul partiala, este permis să nu efectueze documente peresistematizatsiyu # xa0, de fapt, nu foi numerotate și caz # xa0; nu fie de etichetă de asigurare.

lucrătorilor de fișiere, coroborat cu # xa0, șef al organizației este răspunzător pentru pierderea și # xa0; distrugerea de documente, precum și un # xa0 de violare a accesului, nerespectarea condițiilor de depozitare la # xa0; documente.

Termeni de bază (generate automat). stocarea documentelor și utilizarea documentelor de arhivă, contabilitate și utilizarea documentelor fondului de arhivă a documentelor, stocarea documentelor, expert de evaluare a documentelor, creând o arhivă, cu problema de stocare a documentelor, posta documente, arhive, localizarea documentelor, documentele de depozitare trebuie să arhiva structura documentelor de arhivă organizarea, condițiile de stocare documente, organizarea de arhivare a documentelor în organizarea arhivei, stocarea documentelor, modul de stocare de documente, arhiva organizației.