Lucrul cu documentele primite în cadrul companiei - studopediya
documentelor de intrare - documente care vin din afara companiei, prin intermediul diverselor canale de comunicare.
Primirea și procesarea documentelor de intrare (de intrare) este un asistent administrativ, sau un serviciu de administrare a înregistrărilor angajaților. documentelor de intrare pot fi livrate prin poștă, curier, acționează ca un fax sau e-mail.
documentele primite sunt următorii pași:
- preprocesare (dezambalare, contabilitate, sortarea înregistrată și neînregistrată);
- examinarea documentelor de management, executarea de rezoluții;
- execuția și controlul execuției
- execuție de primire a documentelor și îndepărtarea de control;
- ștampilată privind executarea documentului;
- depunerea documentelor, în cazul, follow-up cu el, curent și arhivă de stocare, distrugere și eliminare.
Toate primite SRL „Kravt“ corespondenta este primit de către secretarul de servicii preșcolare.
Plicuri (pachete) sunt, în general distruse, cu excepția următoarelor cazuri:
- în cazul în care data ștampila poștei este necesară ca dovada datei expedierii sau primirii documentului;
- dacă data documentului diferă în mod semnificativ de la data primirii acesteia;
- În aceste cazuri, plicul (pachet) este atașat documentului și după executarea unui document depus la acesta, în cazul.
Toate documentele din colțul din dreapta jos al primei foi este plasat ștampila de înregistrare. În cazul în care corespondența nu este deschis, ștampila este aplicată pe plicuri (pachete). Ștampila de înregistrare indică numele subdiviziunea, documentele înregistrate, data primirii și, dacă este necesar, numărul de coli ale documentului principal și anexe.
Documentele care urmează să fie stocate în serviciul DOW, trebuie să fie marcate sau ștampilate „a reveni la serviciul de grădiniță.“
documentele neraportate sunt trimise la destinație în unitățile structurale. Lista documentelor, înregistrarea este neasigurabile în serviciul organizațiilor preșcolare. (A se vedea. Anexa 1)
Înregistrarea documentelor de intrare se efectuează serviciu preșcolar. [10, C. 6]
Numărul de înregistrare al documentului de intrare este numărul său de serie de pe jurnalul de înregistrare, în creștere într-un an, completat de Oficiul indicelui în conformitate cu nomenclatura afacerilor și cazul indicelui nomenclaturi, care va fi depus acest document. Numărul de înregistrare este transferat la ștampila de înregistrare. [17, C. 105]
De exemplu, numărul de înregistrare al documentului de intrare Ltd. "Kravt" va fi după cum urmează: 06-02 / 135, în cazul în care 06 - servicii de Dow, 02 - cazul de index "Mesaje primite", 135 - numărul de log-in.
După înregistrare o copie a documentului de intrare stocate în mod necesar în serviciul preșcolar și depuse în cazul corespunzător.
documentelor urgente sunt denumite primite. Documentele cu caracter de urgență sunt documente care au un impact pozitiv asupra activităților curente sau viitoare ale organizațiilor necesită o atenție imediată în acest moment.
Documentele destinate să ia în considerare directorul, directorii adjuncți și șefi de departamente deservite de serviciu secretar POC zilnic de la 14:00 la 15:00.
Liderii ia în considerare documentele în ziua sosirii lor.
Rezultatele luarea în considerare a documentelor înregistrate sub forma unei rezoluții, care trebuie să conțină o indicație clară și cuprinzătoare a procedurii și natura executării documentelor și interpreți.
Compoziția următoarelor elemente trebuie incluse rezoluție: inițialele și artistul (interpretul), numele, locul de muncă, momentul executării sale (dacă este cazul), semnătura și data.
Serviciul secretar Nume executiv DOW este transferată în registrul documentelor de intrare.
Mai multe servicii de secretariat POC trimite documentul la subdiviziunea structurală corespunzătoare, iar în cazul în care există mai mulți interpreți - autorii, a declarat prima rezoluție.
Dacă este necesar, executarea de urgență sau trimitere la numărul documentului de unități structurale și funcționari în serviciul preșcolar și este îndreptată spre îndeplinirea numărului necesar de copii (număr de jucători).
contractantul responsabil trebuie să fie familiarizați mai întâi. El trebuie să stabilească procedura ulterioară și calendarul pentru finalizarea documentului.
documentează mișcarea în timpul executării sale (de referință) este înregistrat în registrul documentelor de intrare. Documentul vizează performanța într-o unitate structurală, poate fi transferat într-o altă subdiviziune structurală numai cu permisiunea șefului, care a scris rezoluția, cu serviciul de notificare obligatorie DOW în documentul de circulație.