Ministerul Educației și Științei al Federației Ruse

Prin sistematizare înțeles sistemul de acționare, și anume într-o anumită ordine în aranjamentul.

Acesta este motivul pentru care documentele de organizare și, în consecință, informațiile conținute în acesta - una dintre cele mai importante sarcini în managementul documentelor.

Organizarea de sistematizare și depozitare a documentelor este o parte importantă a activității pe documente.

Sistematizarea documentelor ar trebui să ofere un acces rapid și precis la documentele necesare, precum și pentru a le proteja de scurgeri de informații neautorizate.

Scopul este de a revizui normele existente în relațiile de sistematizare și de stocare a documentelor.

Obiectivele operațiunii este examinare consecventă a problemelor, cum ar fi:

-procedura de formare a documentelor de cazuri,

-ordinea de înregistrare a cazurilor pentru stocarea arhivelor.

Sistematizarea documentelor. afaceri Nomenclator

Sistematiza - mijloace de a distribui părți ale subiectului (informații document) pe baza de rudenie, similitudine, și anume, clasifica și le simbolizeze ...

La cele mai simple documente de practica de clasificare este de a le grupa într-un anumit subiect complexe, așa-numitele „afaceri“.

Sistematizarea și sistemul de stocare ar trebui să ofere acces rapid și precis la documentele necesare.

caracteristică nominală - o grupare de documente într-un singur caz, o singură specie. Un exemplu în acest sens este documentația organizatorică și administrativă (comenzi, rapoarte, declarații, și așa mai departe. D.).

Obiectul semn la o întrebare - este o informație de document set și asocierea acestuia pe ecranul tastat. De exemplu: foldere, fișiere cu documente referitoare la construcția unei facilități industriale.

semn corespondent predomină în formarea corespondenței cu persoana juridică specifică sau individuale (de exemplu, cu comitetul regional privind gestionarea proprietății).

indicație geografică este adecvată pentru gruparea documentelor de mai mulți corespondenți pe teritoriul regiunii (de exemplu, corespondența cu companiile-consumatorii de produse din regiunea Volgograd).

Expert caracteristică permite stocarea documentelor de timp (persistența - peste 10 ani, și de depozitare temporară - 10 ani).

În practică, informații și suport de documentare director clasificare specială, fixare afaceri titluri și stabilirea procedurii de formare a documentelor, în cazul, este nomenclatura cazurilor, definită ca fiind „o listă sistematică a numelor de cazuri, intravasculară în organizație, indicând perioada de valabilitate a acestora decorat în modul prevăzut“ (GOST 16487-83).

Sistematizarea de informații includ:

- Tehnici de căutare și de stocare a informațiilor;

- clasificarea și indexarea informațiilor;

- modalități de acces la informație;

- modalități de prezentare a informațiilor;

- prelucrarea în căutarea cererilor de informații.

Informațiile pot fi organizate într-una din cele două moduri de bază:

- Informațiile sub formă de text liber.

Prin structurare este o secvență de sistematizare a informațiilor.

În acest scop, formatele standard.

Format - o formă goală în care se înregistrează informații.

Formatul standard este alcătuit din secțiuni de informații, numite câmpuri.

Rezultatul este un format de înregistrare umplut.