organizarea documentelor
În orice organizație, în cursul activității se va acumula în mod inevitabil, o cantitate foarte mare de documentare, personal, financiar, comercial, tehnic, etc. Ca urmare, dacă este necesar, pentru a găsi toată această matrice, un document specific poate fi foarte dificil. Angajații trebuie să-și petreacă căutarea de documente nu este sistematizată o mulțime de timp în loc de a fi nevoie să-l folosească mai eficient.
organizarea în mod regulat documente
Pentru a evita o astfel de confuzie în documentația și toate consecințele nedorite asociate cu acesta, trebuie să vă organizarea în mod regulat documente. Acest lucru va simplifica și sortare în funcție de tipul și data tuturor documentelor disponibile vor preveni pierderea documentelor, uneori face mai ușor pentru a găsi hârtia dreapta.
Care este procedura de organizare a documentelor?
Procedura de Sistematizare - nu este doar o „deplasare“ pe mormane de hârtii. Sistematizarea documentelor - un proces complex, meticulos, care este, de asemenea, subordonată reglementărilor stricte, astfel încât organizarea sistematică a documentelor poate fi încredințată numai personalului calificat.
Clasificarea tuturor documentelor
În primul rând, procedura de organizare a documentelor sugerează o clasificare a tuturor documentelor pe diferite criterii: placa, tipul, intervale de timp, etc. în funcție de modul în care va fi mai convenabil pentru această entitate specială (sau serviciile sale individuale), ținând seama de tipul de activitate. În continuare, sortare documentele sunt depuse în dosare separate, fiecare atribuit un anumit nume și lipit etichete cu informații pe scurt despre conținutul folderului.
Metode de organizare a documentelor
Este schema de clasificare și documentul de locație este fundamentul arhivei, în care apoi compilate inventarul și cataloage. În mod tradițional, documentele sunt distribuite în chestiuni care sunt sistematizate de index alfabetic sau tematic. Atenția cea mai atentă la alegerea metodei necesită documente de organizare, în cazul.
Principalele caracteristici ale documentelor de organizare.
Rapoarte, acte, ordine și alte lucrări distribuite în cazul pe baza următoarelor simptome:
Alte metode de sistematizare
Dacă este necesar, puteți dezvolta și implementa alte metode de organizare a documentelor.
Principiile de bază ale metodei de alegere
Principiul de bază pe care este necesar să fie ghidat în alegerea metodei de organizare a documentelor este comoditatea și ușurința de a lucra cu documente. Indiferent de volumul său, numărul de documente și fișiere, schema foarte clar ar trebui să fie în fișierul pe bază.
Sistematizarea depozitarea pe termen lung a documentelor
Sistematizarea documentelor să fie pe termen lung sau de stocare permanentă, implică următoarele proprietăți:
- Compatibilitatea cu alte sisteme de clasificare a documentelor, adică, nu există nici o contradicție cu dispozitivul principal de referință arhiva.
- Utilizarea activă a metadatelor stocate în diferite părți ale sistemului de informații de arhivă, și anume sistematizarea datelor externe cu privire la documentul și mass-media.
- Integritatea informațiilor despre obiect, este posibil să se construiască un singur rezumat al acesteia.
Etapele finale de sistematizare
După clasificarea documentelor a fost finalizată, serviciile de organizare a documentelor nu a fost încă pe deplin considerate prestate. Trebuie să compilați, de asemenea, o listă cu numele tuturor documentelor (interval), care va fi un fel de ghid pentru arhivă. După ce a urmat etapa finală - indexarea documentelor.
Furnizarea de servicii de organizare a documentelor
Compania noastra ofera servicii de organizare a documentelor, care este necesară în organizarea oricărui fișier, inclusiv electronice. Sistematizarea documentelor de către specialiștii noștri este cheia succesului tau!