Restabili ordinea în arhiva

arhive uimitoare în structurile comerciale. Camera, cutii asuprite și rafturi. În unele locuri, cum ar fi balize simple sunt separatoare .... lăzi și cutii nesemnate. Pentru a găsi ceva, aveți nevoie pentru a lucra ca un încărcător, cutii se deplasează dintr-un teanc în altul, în timp ce verificarea conținutului lor. Cineva știa o dată și în cazul în care există (sau ar trebui să se bazeze), dar oamenii plecau, și cu ei au dispărut, iar această cunoaștere.

Și chiar în acest moment comanda „de sus“ în jos - pentru a curăța arhiva. persoană medie arhiva comercială nepregătit ar putea arunca într-un șoc de lumină: ce lipsește?

Să începem cu sistematizarea

În primul rând aveți nevoie pentru a afla dacă poziția companiei pe arhivă și comisia de experți. În cazul în care nu, probele standard pot fi găsite pe internet. Atâta timp cât nu cunosc specificul arhivei organizației, de a modifica aceste prevederi nu vor funcționa. Prin urmare, pentru a începe cu acestea pot fi luate într-o formă tipică.

Prin „înlăturarea resturilor,“ Fii gata!

• Înainte de a începe „analiza resturilor“, vă rugăm să aloce salopetă, sau la sfârșitul zilei nu vei învăța. Halat de baie mai bine pentru a alege o culoare închisă.
• Dacă arhiva este în stare foarte slabă, poate avea nevoie de un aparat de respirat și mănuși.
• Hârtie mâinile uscate, așa că trebuie să aibă grijă de o cremă bună mână.

Acum puteți începe să sistematiza. Dacă există inventar - asta e bine. Dar, de multe ori, ele devin caduce. În intervalul dintre plecarea capului anterioară a arhivelor și preluarea unui nou loc de muncă se execută pentru un timp, atunci când deplasarea de cazuri apar la întâmplare, iar noii veniți nu sunt luate în calcul. Inventarul ar trebui să fie revizuite și comparate cu documentele disponibile în arhivă. În cazul în care cel puțin o parte din meci, va simplifica munca, si va foarte mult. Dar, după cum arată practica, în special nu poate conta pe un astfel de noroc. Cel mai adesea se dovedește că toate informațiile despre arhiva nu este formalizată pe suport de hârtie.

Toate rafturile și conductele sunt atribuite numere consecutive, adică fără a ține seama de specificul documentelor stocate acolo. Cutii sunt numerotate separat, raft - separat. Asigurați-vă mai ușor cu ajutorul unor bucăți de lipici de hârtie pe care sunt scrise numere. Chiar dacă există deja numerotarea, cel mai bine este de a introduce propriile lor, mai ales în cazul în care camerele vechi au indici.

Să examinăm un termen de valabilitate, și să facă un inventar al cazurilor

Apoi vine momentul cel mai dificil munca - întocmirea unui inventar al cazurilor stocate. În primul rând, să pregătească inventarul dur, care va servi drept bază de informații pentru organizarea arhivei, și apoi transformat într-un dispozitiv de referință electronic într-un fișier.

Afaceri de inventar se pregătească mai bine cu ajutorul programului MS Excel prin conectarea funcția de filtru - aceasta va facilita pregătirea documentelor de probă pentru subdiviziuni.

Longevitatea este determinată de documentele de pe lista de documente. Dacă aveți o organizație mamă, o parte a listei, care indică un termen de valabilitate a acesteia, precum și să stabilească o dată, este necesar să se discute cu conducerea arhivei organizației. Probabil, ei au stabilit termenii de cazuri de stocare depășesc limitele celor specificate în caietul de sarcini standard.

Dacă cineva are documente de stocare pe termen lung sau temporar, perioada de depozitare a cazului este stabilit de valoarea maximă. Atunci când o astfel de abordare nu este justificată, cazul este supus și desființa este împărțit în două sau mai multe cazuri, apoi la numărul atribuit de caz indicele de fracțiune și un tabel pentru a adăuga rânduri suplimentare. Cazul format din desfiintat cazul, ține la curent cu o cutie sau pe un raft.

În cazul în care societatea nu are documentul original, ci doar o copie a acestuia, atunci i se atribuie un termen de valabilitate a originalului. De obicei, se referă la documentele departamentelor juridice și financiare. Prin urmare, după ce arhiva va fi descrisă, este necesar să se verifice documentele pentru raportul dintre copii ale originalelor. Pentru ușurința de utilizare, chiar dacă puteți seta data de fabricație, inventarul este pus în anul inițial de eliberare. Copii, originalul care nu a fost detectată, termenul de valabilitate atribuită a originalului.

Toate inutile - pentru a distruge

În continuare, aveți nevoie pentru a rezolva problema anulării documentelor care au expirat de depozitare. Inițial, acesta trebuie să fie aprobat de conducerea companiei. În cazul în care managementul companiei este de părere că nu distruge nevoie de ceva, puteți sări peste acest pas. În cazul în care problema de a scrie în afara documentelor rezolvate în mod pozitiv de către conducere, va lucra cu șefii de departamente. De regulă, șefii de departamente nu vor să facă scrie-off, deoarece este mai mult de lucru, dar, de asemenea, de teama că ceva ar putea avea nevoie în viitor.

Pentru anularea documentelor necesare pentru a forma un comitet de experți format din cel puțin trei persoane. Problema de anulare a documentelor luate în considerare la ședința comisiei de experți. Rezultatele Comisiei să elaboreze un protocol.

Amintiți-vă că termenul limită de depunere - nu este momentul, după care caz ar trebui să fie distruse, iar perioada după care puteți începe să ia în considerare distrugerea documentelor.

Decizia de a scrie-off documente pot fi acceptate numai CEO. Acesta este documentat în alocarea pentru distrugerea documentelor care nu sunt pentru a fi stocate.

După distrugerea documentelor nu uitați să facă o notă despre problemele de la distanță în inventar sau pur și simplu le migra la o altă listă.

Acum, când arhiva a fost mai liberă, puteți pune toate lucrurile pe această temă și, în ordine cronologică, fără a uita de a face modificări în inventar și pe cutie.

Cazurile de depozitare constante și de lungă durată sunt stocate separat. În cazul în care compania dvs. trimite documente externalizeze, este cel mai avantajos să se treacă aceste lucruri, deoarece rareori au nevoie pentru a lucra, iar compania poate salva pe documente de transport.

După care aveți nevoie pentru a organiza intrările în inventar, în conformitate cu ordinea de stocare a documentelor din arhiva. Puteți transfera cazul pentru fiecare divizie sau de afaceri, care sunt depozitate în locuri diferite, pe foi separate, și puteți continua să lucreze în același tabel. Dacă firma dvs. are un sistem electronic de management al documentelor, puteți începe să introduceți informații în ea. În aceeași etapă de indexare a cazurilor în conformitate cu spațiul de depozitare și tema. Numerele Stream pe întreprinderi se înlocuiește cu o nouă indexare. Acum, această listă va deveni baza de date electronică de informații, care facilitează recuperarea de documente din arhiva.

Dacă este necesar, arhiva făcut semne cu numele de departamente sau ani.

Rămâne să întocmească documentele

Personalul Arhiva trebuie să mențină următoarele înregistrări:

• Ledger primirea și eliminarea documentelor;
• Afaceri de inventar (, timp separate permanent pentru depozitarea temporară și de personal);
• inventare, etc. Înregistrare.

Lucrul cu documentele de arhivă

• Deci, cum sunt lucrurile în arhivele organizației trebuie să fie păstrate cusute și asamblate în lianții și dosare, pentru a da totul un întreg, așa cum este practicat în arhivele de stat, nu ar trebui. Angajat este mai convenabil să emită un document separat, iar în locul său a pus o foaie-substituent sau emite o copie a documentului solicitat.
• Este necesar să se țină evidența documentelor emise. Acest lucru ar trebui să se facă în așa fel încât angajatul semnătura sa putut asista la eliminarea documentului de caz.
• Ei bine, dacă putem aranja un loc pentru a lucra cu documente de arhivă în zona de arhivă și să nu facă din documentele de cameră.

Y. cap Yeremeev. cancelariat
membru al clubului secretari profesionale