Cum de a scrie un manual bun - studopediya

Instrucțiuni - este un act juridic, eliberat sau autorizat să stabilească reglementări care reglementează aspectele specifice organizatorice, științifice, tehnice, tehnologice, financiare și de altă natură ale activității instituțiilor, organizațiilor, întreprinderi (sau departamente și serviciile lor), funcționari și cetățeni. Scopul principal al materialului de orientare este de a forma o secvență de acțiuni sau de asistență ca referință pentru formare.

Instrucțiunile sunt, de asemenea, emise pentru a explica și de a determina ordinea de aplicare a legislației și a documentelor de reglementare (de exemplu, ordine). În mod constant a emis instrucțiuni pentru completarea și păstrarea înregistrărilor contabile.

La fiecare angajat agenție (organizație) a pregătit o fișă a postului. O descriere de locuri de muncă are o formă standardizată și aceeași pentru toate pozițiile structura textului: dispoziții generale, funcții, taxe, drepturi, responsabilități, relații de muncă.

înregistrările de reglementare pot fi, de asemenea, prevăzută o descriere a sistemului de operare al calculatorului, instrucțiuni pentru a pune în aplicare de lucru sau sarcina specială sau software-ul de orientare.

Care sunt principiile de bază ale documentației de orientare?

Primul principiu: evita incertitudinea. Instrucțiunile mai specifice, cu atât mai bine. Este mai bine să spunem „virați la stânga la stejarul mare, în cazul în care există o casă cu un acoperiș țiglă verde, cu cuvintele“ vânzare „“ decât să spună. «Prăbușirea unui copac mare» Descriind luciditate și de a evita cuvinte cu mai multe semnificații sau lipsite de sens. Precizia - un aspect important de claritate.

Al doilea principiu este: să fie clar. Instrucțiunile trebuie să fie pregătite pentru beneficiari specifici. Prin direcționarea în funcție de mesajul pentru publicul dorit. Dacă vă pregăti documentația pentru sistemul de computer, trebuie să ia în considerare nivelul de cunoștințe despre sistemul de audiența. Folosirea jargonului și acronime pot fi acceptabile în unele clase și inacceptabile în altele. În plus, instrucțiunile pot fi mai ușor de înțeles, prin utilizarea fraze scurte, cuvinte comune și o grămadă de bun.

Al treilea principiu este de a furniza informații complete. Instrucțiunile pot fi clare și ușor de înțeles, dar încă nu reușesc, în cazul în care acestea sunt incomplete. Dacă ți-e dor orice pas important în descrierea tehnica, aceasta poate duce la incapacitatea de a efectua de locuri de muncă. În plus față de definițiile tuturor elementelor majore ale acțiunilor sau reglementările prevăd posibilitatea de apariție a diverselor probleme sau probleme. Ca un mijloc de a verifica declarațiile pentru caracterul complet întrebați-vă întrebările: Cine? Ce? Când? Unde? Cum? De ce?

Al patrulea principiu: să fie consecvent. instructiuni emise va fi mai ușor să pună în aplicare, dacă acestea sunt coerente și coordonate. Se face deosebirea între nivelurile structurale din cadrul instrucțiunilor și a le face evident pentru destinatar. De exemplu, în instrucțiunile scrise tratează fiecare aceeași etapă de bază, fiecare pas la nivelul următor, de asemenea, adaptat etc. Fiecare pas important este de preferat să înceapă pe o pagină nouă, utilizează același font și formatul și să înceapă cu un scurt rezumat.

Al cincilea principiu: să fie eficace. Eficiența înseamnă reducerea la minimum a textului declarație, sub rezerva celor patru principii anterioare. Eficiența pentru a atinge, nu este ușor, deoarece instrucțiunile clare, lipsite de ambiguitate, clare, coerente sunt susceptibile de a fi lung. Cu toate acestea, ar trebui să caute modalități de a minimiza instrucțiunile. De exemplu, pentru a începe fiecare dintre cele șapte activități cu sintagma „Următorul pas este de a finaliza o activitate. „Ineficient. În schimb, utilizați o astfel de expresie o dată, și apoi, după colon, lista toate cele șapte acțiuni.

În cazul în care pentru a începe ghidul de formare?

Când creați materiale de orientare, altele decât aplicarea principiilor de bază trebuie să ia în considerare, de asemenea, modul în care aceste informații pot fi utilizate de către publicul. Pilotul se referă la lista de acțiuni și condițiile de fiecare dată înainte de decolare necesare. Specialist de lucru cu computerul, consultați instrucțiunile pentru a aminti tastele rapide pentru comenzile utilizate frecvent. Noul angajat urmează instrucțiunea, pregătită de predecesorul său, pentru a face față provocării. Contender pentru orice birou studii descrieri de locuri de muncă pentru a evalua nivelul lor de interes în această poziție.

Fiecare dintre aceste documente are un obiectiv și caracteristici asociate cu utilizarea prevăzută clar. În pregătirea instrucțiunile pe care le va ajuta la următoarea listă de întrebări pe care aveți nevoie pentru a găsi răspunsuri înainte de a începe să scrieți documentația:

• Care este documentația?
• Fac înregistrări pentru un utilizator sau un anumit grup de utilizatori?
• Va avea acces utilizatorul documentația de mai multe ori?
• Cât timp se va folosi această versiune a documentației? (Care este termenul vieții ei?)
• Fie că este nevoie de un glosar?
• Trebuie să verifice documentația privind percepția utilizatorului neantrenat?
• Indiferent dacă stilul de scris potrivit pentru cel mai scăzut nivel al potențialilor utilizatori?
• Dacă să includă un index?
• Ce consolidare vizuala, materiale vizuale ar putea fi de ajutor?

5.2 Cum ar trebui să emită un funcționar intra-instrucțiuni?

Instrucțiunile emise în forma generală. Este aprobat printr-un act administrativ special sau direct la cap, astfel cum a confirmat prin aprobarea formei gâtului. aprobare Grif are două opțiuni de înregistrare:

Pe marca de instrucțiuni poate face ca acesta este un supliment la documentele administrative. La aprobarea instrucțiunilor de documente administrative (de exemplu, ordine) stabilește o perioadă de instrucțiuni de administrare, enumeră aranjamentele necesare, identificând executorii responsabili.