Tehnica reuniunilor

În ciuda faptului că întâlnirea - un instrument comun de management, nu orice lider are o viziune clară, în care cazuri și modul în care se utilizează cel mai bine. Ca urmare, întâlnirile sunt ineficiente, da impresia de pierdem timpul. Prin urmare, mulți manageri sunt sceptici cu privire la aceasta. Dar, în cazul în care capul de caracteristicile familiare ale acestei forme de muncă, el este capabil să atingă cu ușurință obiectivele lor.

De obicei, Reuniunea îndeplinește funcții, cum ar fi transmiterea de informații, evaluarea situației, evaluarea angajaților reacției, ajustarea acțiunea comună de a dezvolta soluții. Pentru a utiliza în mod eficient întâlnirea, trebuie să înțeleagă avantajele și dezavantajele lor.

Un alt aspect pozitiv al reuniunii - capacitatea de a obține rapid feedback de la „mai jos“, pentru a afla mai multe despre ceea ce se întâmplă în companie, starea de spirit a oamenilor, nevoile lor, gradul de înțelegere a problemelor în ceea ce privește managementul superior al politicii, și așa mai departe ..

Desigur, în cadrul reuniunii există și dezavantaje. Și una dintre cele mai importante - necesitatea de a face timp. Managerul trebuie să se fi distras de lucrările în curs de desfășurare și de a devia subalternii săi. De multe ori se dovedește că problema este urgentă. Uneori capul, de teama unei întâlniri lungi, preferă să ia o decizie singur, pentru a economisi timp. Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că o reuniune bine organizată durează, de obicei, nici o oră mai mult de un an și jumătate.

Situația 1. Lipsa unor obiective clare. Inițiatorul întâlnirii nu este pe deplin conștient de ceea ce rezultat că vrea să intre în cele din urmă. Adevăratul scop al reuniunii nimeni nu a înțeles, nu există nici un beneficiu aparent. Oamenii vin la întâlnire, deoarece se așteaptă ca anumite măsuri pentru non-aspect.

Situația 2: Lipsa pregătirii reuniunii. Se poate arata ca acest lucru. Compania planificat de a schimba sistemul de motivare financiară. Scopul reuniunii - pentru a îmbunătăți loialitatea angajaților la procesul de luare a deciziilor. Cu o săptămână înainte de întâlnire, participanții s-au dat materiale care conturat un nou sistem de motivare. Cu toate acestea, materialele nu au un articol introductiv competent explică poziția de lider. Materialele în sine sunt stabilite limbaj complex, obscur. Ca urmare, cele mai multe ori întâlnirea plecaseră neînțelegerile imaginind care rezultă din înțelegerea greșită a participanților sistemului de intrare esență. Scopul reuniunii - pentru a îmbunătăți loialitatea angajaților la procesul de luare a deciziilor - realizat doar parțial.

3. Situația este limitele neclare (situația cea mai comună este limite neclare temporare). Reuniunea devine infinit proces lung, cu granițe provizorii neclare. Acesta este atât un simptom al lipsei de structuri de întâlnire chibzuire.

4. formalizare excesivă a situației, lipsa motivației interne și a participanților de conducere în cadrul reuniunii. Managementul de top a instruit sefilor de departamente pentru a organiza săptămânal „informări.“ Sa înțeles că problemele actuale vor fi abordate în cadrul acestor reuniuni. Cu toate acestea, șefii de departamente nu știu cum să folosească întâlnirea ca un instrument, o pierdere de timp ia în considerare, și pur și simplu nu știu ce ar trebui să le spui. Rezultatul - întâlniri sunt organizate, dar planificarea operațională există de la sine, iar întâlnirea în sine.

Situația 5. inadecvarea obiectivelor al ședinței. Reuniunea - este doar un instrument. Și, ca orice instrument, este important să se folosească în alte scopuri. Puteți, desigur, cu un ciocan pentru a ciocan un buton. Dar nu este convenabil. Dar tăiat hârtie sulă pur și simplu nu va funcționa. Și întâlnire încearcă uneori să folosească absolut nici o ținte adecvate. De exemplu, o companie la reuniunea săptămânală de middle management (manageri de magazin), CEO-ul din nou și din nou, în speranța de a îmbunătăți competențele angajaților lor, asigurați-vă că au înțeles în cele din urmă cum să gestioneze subordonații lor. Rezultatul este minim: director monologurile consumatoare de patru până la cinci ore în fiecare săptămână, dar „lucrurile sunt acolo.“

Situația 6. Obiectivele reuniunii și metodele sale de conflict unele cu altele. De exemplu, capul își propune să ia o decizie comună, dar limitat la un monolog cu privire la problema de minute pe 60. În cele din urmă a întrebat: „Cine vrea să spună“ Nimeni nu vrea să spună nimic, toată lumea este tăcut și să se gândească cum să scape de reuniune și de a reveni la afacerile lor de rutină.

întâlniri Metode

Raport - un participant face un raport cu privire la un anumit subiect. Este important ca raportul nu mai mult de șapte minute ia, deoarece aceasta este perioada în care, în medie, sunt în măsură să-și păstreze atenția publicului său.

Schimb de opinii (schimb de informații) - fiecare persoană, la rândul său care exprimă un anumit subiect (răspunsuri la o întrebare specifică). De exemplu, „situația în divizare în ultima săptămână“, „cum să răspundă la personalul unității de la modificările“ sau „Evaluarea riscurilor în ceea ce privește proiectul discutat.“ Metoda este bună deoarece vă permite să creați o imagine completă, datorită faptului că fiecare participant ia cuvântul reuniunii.

Discuție - oricare dintre participanții pot lua cuvântul cu privire la întrebările existente, dar nu toți trebuie să vorbească în mod obligatoriu. Această metodă este utilă atunci când problema a fost deja discutată, și toate au avut posibilitatea de a vorbi, dar încă mai există puncte de dispută, iar problema este în prezent nerezolvată.

Cum să efectueze o întâlnire constructivă

La fiecare reuniune există două puncte care au nevoie pentru a gestiona master. Există un subiect de întâlnire, întrebarea specifică pe care trebuie să decidă să fie de acord, sau pur și simplu pentru a aduce în atenția participanților. Și există o relație între oameni - participanți la reuniune. La fiecare etapă, cea mai importantă reuniune pe care este important să se țină cont de cel puțin două probleme (a se vedea. Tabelul).

În cadrul adunărilor generale, eficiente reguli pot fi rezumate după cum urmează:

1. Pune-un anumit scop - de ce ai cheltui întâlnire. Asigurați-vă că pentru a verifica dacă acest obiectiv poate fi atins de fapt, de către adunarea.
2. Se determină cu ajutorul unor trucuri ale reuniunii va atinge acest obiectiv.
3. Setați timpul de întâlnire și de a realiza că nu numai a început, dar în timp.
4. Indiferent de scopul reuniunii asigurați-vă că pentru a lăsa timp pentru ca participanții să pună întrebări și-a exprimat poziția lor.
5. Se determină limita de performanță a participanților, inclusiv limita. Discursul, ocupă mai mult de șapte minute, nu vor fi tolerate, chiar dacă termenul este de a lua capul.

Etapele de întâlniri constructive

versiune de tipărit